Polityka prywatności i ochrony danych osobowych
Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w DentMed, w tym danych pacjentów, osób kontaktujących się z Kliniką oraz użytkowników strony internetowej.
Pytania dotyczące danych osobowych
info@dentmed.pl
+48 504 514 919
Polityka prywatności i ochrony danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w zakresie i celach wyraźnie określanych przez Administratora jest „Dentmed Sp. z o.o. Sp. komandytowa”, w Oleśnicy reprezentowana przez właściciela Michała Hajdukiewicza (dalej „Administrator”).
Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z usług:
Dentmed spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa w Oleśnicy,
w tym pacjentów, osób kontaktujących się z Kliniką, osób korzystających ze strony internetowej oraz osób korzystających z formularzy kontaktowych i innych dostępnych kanałów komunikacji.
DentMed przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia pacjentów.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z:
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”),
ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,
ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej,
przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej,
innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i świadczenia usług zdrowotnych.
Zgodnie z art. 26 RODO informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane we wspólnej bazie danych, prowadzonej w systemie Felgdent (Felg Software).
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
DentMed spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Adres: ul. Wiejska 22/U2, 56-400 Oleśnica
NIP: 8992841680
REGON: 369540414
Adres e-mail: info@dentmed.pl
Telefon: +48504514919
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższych danych kontaktowych.
Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od rodzaju kontaktu lub korzystania z usług DentMed możemy przetwarzać w szczególności:
Dane identyfikacyjne: -imię i nazwisko,
- PESEL,
- datę urodzenia,
- dane dokumentu tożsamości, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa.
Dane kontaktowe: -numer telefonu,
- adres e-mail,
- adres zamieszkania lub adres do korespondencji.
Dane dotyczące zdrowia: -informacje o stanie zdrowia,
- informacje dotyczące chorób i przebytych schorzeń
- informacje o przyjmowanych lekach,
- informacje dotyczące alergii,
- informacje dotyczące przebytych i planowanych zabiegów,
- informacje dotyczące leczenia stomatologicznego,
- wyniki badań i konsultacji,
- zdjęcia RTG, CBCT oraz inne obrazy diagnostyczne,
- dokumentację fotograficzną związaną z leczeniem,
- inne informacje niezbędne do prawidłowego udzielania świadczeń zdrowotnych.
Dane rozliczeniowe: -dane niezbędne do wystawienia faktury,
- dane dotyczące dokonanych płatności,
- dane związane z realizacją obowiązków podatkowych i księgowych.
Dane przekazywane za pośrednictwem strony internetowej: -dane podane w formularzu kontaktowym,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- imię i nazwisko,
- treść wiadomości,
- informacje techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej.
Zgodnie z art. 26 RODO informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane we wspólnej bazie danych, prowadzonej w systemie chmurowym Felgdent (Felg Software).
Dane dotyczące zdrowia
Dane dotyczące zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.
DentMed przetwarza dane dotyczące zdrowia w zakresie niezbędnym do prawidłowego udzielania świadczeń zdrowotnych, prowadzenia dokumentacji medycznej, zapewnienia ciągłości leczenia oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia odbywa się w szczególności na podstawach przewidzianych w art. 9 ust. 2 RODO, odpowiednich do konkretnego celu przetwarzania, w tym w związku ze świadczeniem opieki zdrowotnej i zarządzaniem systemami i usługami opieki zdrowotnej.
Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:
- udzielania świadczeń zdrowotnych;
- prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej;
- zapewnienia ciągłości leczenia;
- umawiania i obsługi wizyt;
- kontaktowania się z pacjentem w sprawach związanych z leczeniem lub wizytą;
- prowadzenia rozliczeń;
- wystawiania dokumentów księgowych;
- realizacji obowiązków podatkowych i prawnych;
- obsługi zapytań przesłanych za pośrednictwem strony internetowej
- zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych;
- ochrony przed nadużyciami i nieuprawnionym dostępem;
- dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
- realizacji praw pacjenta;
- prowadzenia komunikacji z pacjentem;
- realizacji działań marketingowych – wyłącznie w zakresie i na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, w tym udzielonej zgody, jeżeli jest wymagana.
Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania danych, w tym danych dotyczących zdrowia, jest:
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia korespondencji, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody np. w celu przesyłania przypomnień o wizytach drogą SMS lub e-mail.
W odniesieniu do danych dotyczących zdrowia podstawą ich przetwarzania jest odpowiednia przesłanka z art. 9 ust. 2 lit. h RODO, właściwa dla danego celu przetwarzania.
- Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz żądania ograniczenia przetwarzania — zgodnie z art. 26 ust. 3 RODO
- W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (np. przypomnienia SMS), ma Pani/Pan prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w art. 21 RODO, nie przysługuje wobec przetwarzania danych w dokumentacji medycznej, ponieważ przetwarzanie to odbywa się na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach, a nie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
- Prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO, przysługuje wyłącznie w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany; nie dotyczy ono dokumentacji medycznej prowadzonej na podstawie obowiązku prawnego
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podstawy prawne 1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), w szczególności art. 26. 2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, ze zm.). 3. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 581, ze zm.). 4. Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1287, ze zm.), w szczególności art. 41 ust. 7. 5.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), w szczególności art. 26. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, ze zm.). Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 581, ze zm.). Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1287, ze zm.), w szczególności art. 41 ust. 7. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 798, ze zm.). Ustawa z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz.1342, ze zm), w szczególności art. 41 i 42 ust. 1. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 1146, ze zm.), w szczególności § 30 ust. 1 pkt 3 lit.a
Dokumentacja medyczna
DentMed prowadzi i przechowuje dokumentację medyczną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Przepisy przewidują szczególne okresy przechowywania dla określonych rodzajów dokumentacji, w tym m.in. dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia oraz niektórych zdjęć rentgenowskich. Dokumentacja medyczna dziecka wytworzona do ukończenia przez nie drugiego roku życia jest przechowywana przez 22 lata,
W związku z obowiązkiem prawnym przechowywania dokumentacji medycznej żądanie usunięcia danych z dokumentacji medycznej może nie zostać zrealizowane w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
Formularz kontaktowy na stronie internetowej
Osoba korzystająca z formularza kontaktowego może zostać poproszona o podanie:
- imienia i nazwiska,
- numeru telefonu,
- adresu e-mail,
- treści wiadomości.
Dane te są wykorzystywane w szczególności w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz nawiązania kontaktu.
Prosimy o nieprzekazywanie za pośrednictwem zwykłego formularza kontaktowego informacji dotyczących stanu zdrowia, historii leczenia, rozpoznania, przyjmowanych leków ani innych szczegółowych informacji medycznych.
Jeżeli wiadomość przesłana przez pacjenta będzie zawierała dane dotyczące zdrowia, mogą one podlegać przetwarzaniu jako szczególna kategoria danych osobowych.
Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom, które wspierają DentMed w prowadzeniu działalności, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
Mogą to być w szczególności:
- dostawcy systemów informatycznych,
- dostawcy oprogramowania do obsługi gabinetu, wszystkie dane pacjentów są wprowadzane do systemu gabinetowego Felgdent i przechowywane w chmurze Felg Software
- dostawcy usług chmurowych Felg Software
- dostawcy usług hostingowych,
- dostawcy poczty elektronicznej,
- podmioty świadczące usługi serwisowe i informatyczne,
- podmioty obsługujące płatności,
- biuro rachunkowe,
- kancelarie prawne,
- laboratoria protetyczne,
- podmioty wykonujące badania lub diagnostykę,
- podmioty świadczące usługi archiwizacyjne,
- podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w imieniu DentMed powinny otrzymywać dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.
Bezpieczeństwo danych
DentMed stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
- nieuprawnionym dostępem,
- utratą,
- zniszczeniem,
- zmianą,
- ujawnieniem,
- nieuprawnionym wykorzystaniem.
Środki bezpieczeństwa są dobierane z uwzględnieniem charakteru danych, zakresu przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Cała baza pacjentów przechowywana jest w chmurze na profesjonalnie zabezpieczonych serwerach zewnętrznych firmy Felg Software.
W przypadku systemów zawierających dane pacjentów szczególne znaczenie ma zabezpieczenie dostępu do danych dotyczących zdrowia oraz dokumentacji medycznej.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Jeżeli w związku z korzystaniem przez DentMed z usług określonych dostawców technologicznych lub informatycznych dane osobowe byłyby przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich mechanizmów ochrony wymaganych przez RODO.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.
W szczególności:
Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Przepisy przewidują szczególne okresy przechowywania dla określonych rodzajów dokumentacji, w tym m.in. dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia oraz niektórych zdjęć rentgenowskich.
W związku z obowiązkiem prawnym przechowywania dokumentacji medycznej żądanie usunięcia danych z dokumentacji medycznej może nie zostać zrealizowane w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
- dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego
- dane związane z roszczeniami – przez okres niezbędny do ich ustalenia, dochodzenia lub obrony;
- korespondencja i zapytania – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony charakterem sprawy i ewentualnymi roszczeniami;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie jest możliwe lub wymagane na podstawie innej podstawy prawnej.
Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych przez RODO każdej osobie przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- uzyskania kopii danych;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- uzupełnienia danych niekompletnych;
- ograniczenia przetwarzania;
- usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem;
- przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Realizacja niektórych praw może być ograniczona, jeżeli Administrator jest zobowiązany do dalszego przechowywania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności dokumentacji medycznej.
Prawo wniesienia skargi
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.
Jednak podanie określonych danych może być niezbędne do:
- umówienia wizyty,
- udzielenia świadczenia zdrowotnego,
- prowadzenia dokumentacji medycznej,
- wystawienia dokumentu księgowego,
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Brak podania danych wymaganych prawem lub niezbędnych do realizacji określonego celu może uniemożliwić wykonanie danej czynności lub udzielenie świadczenia.
Marketing
Dane osobowe mogą być wykorzystywane w celach marketingowych wyłącznie na podstawie właściwej podstawy prawnej.
Jeżeli dla określonego rodzaju komunikacji marketingowej wymagana jest zgoda, będzie ona uzyskiwana odrębnie i dobrowolnie.
Brak zgody na marketing nie wpływa na możliwość korzystania ze świadczeń stomatologicznych DentMed.
Zgoda marketingowa może zostać wycofana w dowolnym momencie.
Cookies
Strona internetowa DentMed może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.
Pliki cookies mogą być wykorzystywane m.in. w celu:
- prawidłowego działania strony,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- zapamiętywania ustawień użytkownika,
- prowadzenia statystyk,
- analizy sposobu korzystania ze strony,
- prowadzenia działań marketingowych – jeżeli stosowane są odpowiednie narzędzia i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies powinny znajdować się w odrębnej Polityce Cookies.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe pacjentów nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Jeżeli w przyszłości wprowadzone zostaną rozwiązania wykorzystujące profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji, osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane o tym zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zmiany Polityki Prywatności
DentMed może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
- zmian przepisów prawa,
- zmian sposobu przetwarzania danych,
- wprowadzenia nowych systemów informatycznych,
- zmian funkcjonalności strony internetowej,
- zmian organizacyjnych lub technologicznych.
Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie publikowana na stronie internetowej DentMed.
Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem – poprzez pocztę elektroniczną: info@dentmed.pl lub telefonicznie pod nr tel. +48 504 514 919
Masz pytania dotyczące prywatności?
Skontaktuj się z Dentmed w sprawie przetwarzania danych osobowych lub realizacji swoich praw.